Web会議システムのリスクと個人でできるセキュリティ対策5つ

新型コロナウイルスの世界的大流行によってテレワークが一気に普及し、Web会議システムの必要性も増してきています。さらに、業務だけでなく「Zoom飲み会」に代表されるような、友人との交流といった個人の楽しみのためにWeb会議システムを使う機会も増加傾向にあります。

さらに、Web会議システムを利用してミュージックビデオやアニメーションを作成するといった面白い使い方も登場しています。

このようにWeb会議システムが業務やプライベートで存在感を強めている一方で、セキュリティに問題はないのか心配する声もあります。
そこで、Web会議システムとはどういったものでセキュリティに問題はないのか、より安全に使うために個人的に気を付けるべきポイントについて解説します。

1. Web会議システムとは

新型コロナウイルスの感染拡大を契機にWeb会議システムの注目度が高まり、普及も進んでいますが、テレビ会議と何が違うのか分からないという方もいることでしょう。

そこでまずは、Web会議システムとはどういったものなのか解説します。

1-1.Web会議システムとは

Web会議システムとはインターネットを使って相手とコミュニケーションが取れるツールで、音声やビデオ通話だけでなく、自分や他の参加者が使用しているパソコンの画面そのものやExcelやPowerPointなど資料の共有、テキストチャットなどでも交流ができます。

また、会議という名の通り10人など複数人の参加が可能で、Web会議システムによってはバーチャル背景を設定すれば映画のような背景やスタジアムにいるような背景など、好きな背景で会議をすることが可能です。

1-2.Web会議システムとテレビ会議の違い

テレビ会議は専用の機材と機材を設置するスペースが必要ですが、Web会議システムはスマートフォンやPCなどの端末とネット環境さえあれば、社内の会議、得意先との商談、遠方にいる顧客へ商品などの紹介、仕事以外では友人や知人と顔を見ながらおしゃべりができる上に、メンテナンスをする必要もありません。

この手軽さから、Web会議システムを使った飲み会や複数人で一緒に筋トレをするなど、様々な使い方が生まれています。

2.Web会議のセキュリティリスク

Web会議システムは業務で便利なだけでなく、使い方によって多くの楽しさがありますが、いくつかのセキュリティリスクも考えられます。

2-1.第三者による不正アクセス

第三者による不正アクセスによって会話の盗み聞きや、画面上に映し出される画像や動画の盗み見が考えられます。また、会議資料など重要な情報の不正ダウンロードの可能性もあります。

ただし、Web会議システムにはアクセス制限によって参加できる相手を限定できることが一般的であるため、この機能を利用すれば知らない誰かに盗み聞きや盗み見されることを防止できます。

2-2.社員の過失による情報漏洩

オフィス外で会議ができるメリットは、裏を返せば外部に情報が洩れるリスクが増大するということです。オフィス外や自宅以外でWeb会議システムを利用する場合は、内容の盗み聞きや背後からの盗み見などに気を付けなくてはなりません。

端末の紛失によって所有者以外の何者かが不正アクセスする可能性もあるので、カフェや交通機関などに端末を置き忘れることがないようにすることと、万一の場合に備えて端末のパスワードロックは必須と言えます。

また、Web会議の画像のスクリーンショットや会議そのものを録画する事も可能です。オフィスでの使用の際には、背景に取引先に見られると困るようなものが映り込まないように配慮したり、一対一の会話であっても「ここだけの話」などをしないように気をつける必要があります。

2-3.プライベートな情報の表面化

セキュリティリスクはビジネスの場面だけではありません。Web会議システムを使った飲み会など、プライベートな場面にも潜んでいます。

家を行き来するレベルの親交があれば別ですが、家に招くほどではないけど比較的仲の良い友人や知人という方は意外と多いはずです。通常であれば自宅を見せるような事が無いような友人や知人に対して一部とは言えプライベートな情報である自宅が背景として映り込むことになります。

自分では何とも思っていなくとも見る人にとっては不快に映るものであったり、自宅の背景や映り込んだ品から必要以上にプライベートな情報が伝わってしまう可能性もあります。

普段人には見せない自宅だからこそ、細心の注意をすると良いでしょう。

3.無料Web会議システムは安全なのか

ZoomやSkypeなど、無料のWeb会議システムを利用したいと考えている方もいらっしゃると思いますが、これらのセキュリティは安全なのか、事前に確認しておきましょう。

3-1.Zoomのセキュリティについて

Zoomは人気のWeb会議システムで、オンライン上で飲み会を開催する「Zoom飲み会」でも有名です。無料プランでのグループミーティングは1回につき40分という制限があるものの最大で100人まで招待でき、1対1のやり取りなら時間制限がないなど、無料でも十分便利な機能を搭載しています。

ただし、コロナ騒動を皮切りに急激にユーザーが増えたことで、セキュリティの懸念が指摘されています。

【参考】日経XTECH「ビデオ会議「Zoom」の暗号化は機密情報に不適切、中国との関係を研究者が警告」

最新版では、指摘された問題点を解決するためにセキュリティ強化機能の追加などの改善がされていますが、業務で機密情報を扱う場合は有料プランを利用することや、他の有料のWeb会議システムの利用を検討する必要があると考えられます。

3-2. Skypeのセキュリティについて

Skypeはマイクロソフト社製のソフトで、世界中で多くの人が利用しています。ビデオ通話によるWeb会議やチャット、資料や画像などといったファイルの共有などができ、最大で50人とグループミーティングが可能です。

Skypeは音声やテキストメッセージなど、ユーザー間でやり取りされる音声やデータを第三者からの不正アクセスから守るため、暗号化処理が施されています。

【参考】マイクロソフト「Skypeは暗号化技術を使用していますか？」

3-3.仕事ならば有料版の方が安心

Web会議システムを友人同士の会話などプライベートで使用する分には、無料版を使用しても問題ないといえます。

ただし、無料版は有料版と比べセキュリティコスト抑えられている可能性があるため、業務資料などかなり重要度の高い情報を守りたい場合は、有料版を使った方が安心度は高いといえます。

4.セキュリティレベルが高いWeb会議システムの特徴

今後の業務やプライベード使用のためにWeb会議システムを導入するなら、以下に挙げる特徴を持っているかを判断基準にして、安全性が高いサービスを選ぶようにしてください。

4-1.暗号化されている

Web会議システムを利用している間は音声や文書、画像や動画など多くのデータが飛び交うため、これらのデータが暗号化されていることをしっかり確認しておきましょう。

利用したいWeb会議システムの公式サイトにおいて、SSLやAESといった暗号化に関するセキュリティ情報が公開されていれば、比較的安全なサービスであると考えられます。

4-2.セキュリティオプションの設定ができる

会議ごとにパスワードを設定し、このパスワードを入力しなければ会議に参加できないなど、セキュリティを強化する機能があることを確認しておきましょう。

この機能が利用できれば、会話の盗み聞きやデータの不正ダウンロードなどを防ぐことが可能です。

4-3.特定の端末や通信からのアクセス制限が可能

Web会議システムには、専用のユーザーIDやパスワードによって会議の参加者を管理するといったことや、IPアドレスの指定によるアクセス制限といったセキュリティ機能を搭載しているものもあります。

このように、特定の端末や通信からのアクセス制限に対応しているWeb会議システムであればより高いレベルのセキュリティが確保できるため、プライベートな会話だけでなく社外秘などの重要書類の共有も、比較的安心して実施できます。

5.個人でできるWeb会議システムのセキュリティ

Web会議システムを安全に使用するためには、ユーザー自身がセキュリティに対する意識を持ち、個人的に対策を行うことが有効です。
以下に個人でできるセキュリティ対策を解説するので、ぜひ参考にしてください。

5-1.セキュリティソフトを導入する

Web会議システムを利用する前に、セキュリティソフトを導入しましょう。また、ファイアウォール機能がオフになっている場合はオンに切り替えましょう。そうすることで、ウイルス感染や不正アクセスなどによる情報漏洩が防止できるようになります。

まずは体験版をダウンロードして使い勝手を確認するのも良いでしょう。

また、これらの実績のあるセキュリティソフト企業がリリースしているスマートフォン用セキュリティアプリであれば、実際に存在する数多くのウイルスを検知してくれます。

さらに、脆弱性を狙う攻撃のリスクを軽減するため、インストールしているアプリやOSの更新はできる限り早く行うことを推奨します。

※ 体験版のご利用にはGoogleアカウントにお支払い方法が追加されている必要があります。ノートン以外の製品についてはそれぞれの会社の手順に従ってください。

5-2.公共の無料Wi-Fiを使用しない

公共の無料Wi-Fiは不特定多数の人が使うネットワークですが、全てが危険なわけではなく、きちんと暗号化がされているものもあります。しかし、中には暗号化がされていない公共の無料Wi-Fiもあり、通信内容を傍受されてWeb会議システムによるやり取りや共有データに不正アクセスされる恐れがあるため、基本的に使用しない方が無難です。

どうしても公共の無料Wi-Fiを使用したい場合は、安全な通信をサポートするVPNを利用するようにしましょう。

【参考】ノートンブログ「VPNとは？その基本と無料Wi-Fiを安全に利用する方法」

5-3.重要なファイルをサーバーに置かない

情報漏洩が発生する経路の一つとして、重要なファイルが保存されているサーバーへの不正アクセスが挙げられます。

サーバーに強固なセキュリティシステムが実装されていたとしても、攻撃を100%ブロックできるとは限りません。

よって、Web会議システムで使い終わったファイルはサーバーやクラウド上に置いたままにせずに、削除するか別の場所に移動しておく方がより安全です。

5-4.アクセス制限を利用する

Web会議システムによってはIPアドレスを指定することでアクセス制限できる機能があり、特定のユーザーとだけ通信することや、問題のあるユーザーをブロックすることが可能になります。

このためWeb会議システムを導入する際は、アクセス制限機能を搭載しているかを事前に確認すると良いでしょう。

5-5.会議室を設定するごとにURLを新規発行する

Web会議システムを利用する際は会議室ごとにURLを新規発行し、そのURLを参加者に送信することで通信が可能になります。

URLは会議室設定するごとに新規発行することで、第三者の不正アクセスによる盗聴や盗み見のリスクを抑えることが期待できます。

6.まとめ

業務だけでなく飲み会などのプライベートな交流でも便利なWeb会議システムは、基本的にセキュリティ面の大きな問題はありませんが、使い方によっては情報漏洩につながるリスクもあります。

本記事でご紹介したセキュリティリスクと個人でできる対策をよくお読みいただき、より安全に楽しくWeb会議システムを利用してください。

※記事内容の利用実施は、ご自身の責任のもとご判断いただくようお願い致します。